Etkili ve Verimli Toplantılar için Dikkat Edilmesi Gerekenler
Etkili ve Verimli Toplantılar : İş yaşamının vazgeçilmez faaliyetleri arasında yer alan toplantılar, etkili ve verimli şekilde yapılmadıkları zaman gerçek anlamını kaybediyor ve göstermelik bir toplanma halini alıyor. Bu yüzden de verimli toplantı düzenleyebilmek büyük önem taşıyor. Toplantıların daha verimli ve etkili hale getirilebilmesi için başvurulabilecek bir dizi yöntem ve kural bulunuyor. Bu yöntemlerin göz önünde bulundurulması, daha az toplantı ile daha yüksek başarı elde edilebilmesine olanak tanıyor. Aşağıda etkili toplantı için gözden kaçırılmaması gereken beş temel kural yer alıyor.
Toplantı Gündemini ve Önemli Noktaları Daha Önceden Katılımcılara Duyurun
Yapılacak toplantının verimli ve etkili geçebilmesi için tüm katılımcıların toplantı gündemine dair bilgilendirilmiş olması büyük önem taşıyor. Bu durum, bireylerin toplantı gündemine göre önceden hazırlanabilmelerine ve fikirlerini daha toplu bir şekilde ifade edebilmelerine olanak tanıyor. Çat kapı düzenlenen ve gündeminden katılımcıların haberdar olmadığı toplantılar, katılımsız konferanslar halini alıyor. Ayrıca toplantının önemli başlıklarının da katılımcılara önceden bildirilmesi tavsiye ediliyor. Önceden bildirme işleminin en az 1 hafta önceden yapılması, istenilen etkinin yakalanabilmesi adına değer taşıyor.
Zaman Yönetimi ve Konu Dağılımlarını Ayarlayın
Toplantıların verimli geçmesi için gözden kaçırılmaması gereken noktalar arasında zaman yönetimi de önemli bir yer tutuyor. Tüm katılımcıların söz hakkı alabilmesi ve görüşlerini yeteri kadar dile getirebilmeleri için zamanın doğru kullanılması gerekiyor. Bu yüzden de toplantıdan önce tüm katılımcıların konuşacakları konular net bir şekilde dağıtılması ve her bir konuşma için ne kadar süre verileceğinin de ayarlanması önem arz ediyor. Ayrıca belirlenen konuşma sürelerinin katılımcılara bildirilmesi de bu konuda ön plana çıkıyor. Katılımcıların kendini ayarlayabilmeleri ve konuşmaları gereken konuları, süreye uygun olarak planlayabilmeleri açısından kendilerine ayrılan zamanı bilmeleri gerekiyor.
Oyunlar Oynayın – İnteraktif Olun
Toplantının etkileşimli olarak yapılması verimli toplantı düzenleyebilmenin ön koşullarından sayılıyor. Yalnızca bir konuşmacının olduğu ve herkesin onu dinlediği ya da herkesin sırayla konuştuğu ama kimsenin diğer fikirlere dair değerlendirme ya da eleştiri yapmadığı toplantılar, katılımcılar tarafından sıkıcı olarak tanımlanıyor. Bu yüzden de toplantının olabildiğince etkileşimli hale getirilmesi ve sohbet ortamı havasında düzenlenmesi tavsiye ediliyor. Hatta katılımcıları motive edebilmek ve toplantıya odaklanmalarını artırabilmek için, zaman zaman oyunlaştırmaya başvurulması da öneriliyor.
Başlangıç – Genel Konu – Sonuç Kısımları İçin Kendinize Notlar Alın
Yapılan toplantıların etkili toplantı olabilmesi için katılımcıların not tutması da dikkat edilmesi gereken hususlardan sayılıyor. Toplantının başlangıç ve ana konusu esnasında notlar almak, konuşmacıların takılmadan daha akıcı bir şekilde konuşmalarını sağlıyor. Ayrıca toplantının sonuç kısmında son sözler söylenirken, daha doğru değerlendirme yapabilmek ve söylenenlere cevap verebilmek için de not tutmayı gerekli kılıyor. Toplantı bitiminde bu notların saklanması, daha sonraki görüşmelerde yön gösterici olarak kullanılmasını sağlıyor.
Toplantı İçin En Uygun Ortamı Belirleyin
Bahsedilen diğer dört önemli noktanın ötesinde, toplantı için uygun ortamın seçilmesi de verimli toplantıların düzenlenmesinde etkili rol oynuyor. Toplantı yapılacak ortamın kolay erişilebilir olması, herkesçe bilinen bir lokasyonda bulunması, ses akustiğinin iyi dizayn edilmiş olması, estetik açıdan gözü yormayacak şekilde tasarlanmış olması ve dış seslere karşı izolasyonunun bulunması gibi pek çok unsur göz önünde bulundurularak toplantı ortamının belirlenmesi gerekiyor. Aksi halde istenilen düzeyde verimli toplantı gerçekleştirme olanağı azalıyor. Toplantı ortamının uygun özelliklere sahip olmaması, katılımcıların iyi hazırlanmış olduğu durumlarda bile motivasyonlarının azalmasına neden oluyor.