Sekreter Telefonu Nasıl Açmalı?

Sekreter: Teknolojiyi ne derecede işinize yarayacak şekilde kullanabiliyorsunuz? Ya da şöyle sorayım teknolojinin nimetlerinden ne şekilde yararlanıyorsunuz? Ofis işlerinde işlerin çoğu genelde mail üzerinden kontrol ediliyor ve iletişim mail üzerinden gerçekleştiriliyor. Ancak bu maillere sürekli bakıp güncel bulunmanız neredeyse imkansız. Çünkü iş yoğunluğu, dışarıdaki işler derken zaman bulamayabilirsiniz. Bu noktada sekreter yardımı çok etkilidir. İş için gerekli iletişiminizi sekreter aracılığıyla gerçekleştirmeniz daha kolay ve pratik olacaktır elbette.

Girişimcilikte, ofis veya şirket işlerinde ekip önemlidir. Bu ekibin bir parçası da kuşkusuz iletişim adına sekreterdir. Sekreterin olması size neler kazandırır veya hangi kolaylıklardan yararlanırsınız, size bu yazımızda bu kazanacağınız kolaylıklardan bahsedeceğiz.

Sekreter Sayesinde Neler Kazanacaksınız?

Sekreter siz olduğunuzda veya olmadığınızda öncelikle size gelen telefonları açmakla yükümlüdür. Bu sayede siz iş yaparken belki de işiniz adına gelen gereksiz telefonlarla meşgul olmayacak, zamandan kazanacaksınız. Siz dışarıda olabilirsiniz, sizin adınıza kargo veya benzeri evraklar gelebilir bunları yine sekreteriniz karşılayarak sizin tekrardan o paketleri alacağınız şubeye gitmenize gerek kalmayacak. Yine zamandan kazanmış olacaksınız.

Bunlardan ayrı olarak kazanacağınız şey ise profesyonellik, prestijdir. Dışarıdan gelen telefonları sekreteriniz açtığında bu sizin işlerinizi ne derecede ciddi ve profesyonelce yaptığınızı gösterir.

Peki ben sekretere ekstradan para ödeyecek miyim düşüncesine kapılacak mısınız? Kamara sayesinde hayır. Kamara, size hazır ofis  veya sanal ofis gibi kaliteli ofislerde iş yapma fırsatını sunarken aynı zamanda sekreter imkanını da sunmaktadır. Sanal ofiste bu hizmet sadece 89 TL! Siz kendi asıl işlerinize odaklanırken dışarıdan gelen telefonları karşılayacak sekreter olacak. Bu imkandan neden yararlanmak istemeyesiniz? Ayrıca yukarıda bahsettiğim gibi sadece telefon imkanından değil size yine siz olmadığınızda dışarıdan gelecek kargo gibi paketleri de yine sizin adınıza sekreteriniz karşılayacaktır.

Bu imkanlardan yararlanmak için Kamaranın şubelerine uğrayarak bu imkanları yakından görebilirsiniz.

Sekreter Telefonu Nasıl Açmalı?

Tabi burada sekreterin telefonu nasıl açtığı ve sizi, şirketinizi veya markanızı telefonda nasıl temsil ettiği de önemlidir. Dilerseniz bir kaç örnekle sekreterin telefonu nasıl açması ve açmaması gerektiğine doğru ve yanlışlarıyla birlikte bakalım.

Doğru: İyi akşamlar, Kamara şirketi, ben Mehtap size nasıl yardımcı olabilirim?

Doğru: Cem Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim.

Yanlış: Sadık Bey yok, daha sonra arayın.

Doğru: Efendim Sadık Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim.

Yanlış: Sadık Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görünce söylerim.

Yanlış: Cem Bey yok, yerine bakan kimse de yok, sonra arayın.

Doğru: Ahmet Bey evet bugün ikinci arayışınız… Cem Bey bugün çok yoğun sanırım, sizi aramaya fırsatı olmadı ben tekrar hatırlatacağım.

Yanlış: Aaaa! Ben söyledim sizi aramadı mı?

Yanlış: Bekleyin.

Doğru: Biliyorum, haklısınız efendim, Sadık Beye durumu izah edip sizi aradığınızı hatırlatacağım.

Yanlış: Ay ne yapabilirim, sizi aramıyorsa benim suçum ne!

Doğru ve yanlış örneklerle sekreterin telefonda nasıl konuşması gerektiğini bir nevi özetlemiş olduk aslında. Bu örneklerden anladığımız nelerdir peki? Bunları da madde madde anlatacak olursak:

• Sekreter, telefonda ses tonunu iyi ayarlamalı, öncelikle karşısındaki kişiyi iyi dinleyerek gereken cevabı iyi bir üslupla vermelidir.
• “Müşteri her zaman haklıdır.” teorisine uyulmalıdır. Karşı taraf sesini yükseltse dahi sekreter bu durumda asla ama asla sesini yükseltmemeli aksi halde daha yapıcı biçimde olayı anlatmalıdır.
• “Aaaa, bekleyin..” gibi sıkılma gibi durumları karşı tarafa hissettirmemeli bunu dışarı vurmamalıdır. Ayrıca yine emir kipleri yerine rica terimlerini kullanarak karşı tarafın da memnun olmasını sağlamalıdır. Bu, işin profesyonel biçimde yürütülmesini etkileyen durumlardır aslında.
• Meşgul gibi durumlarda uygun bir dille müsait olunan zamanları karşı tarafa iletin. Tabi ki net cevaplar vermeniz çok önemli.
• Heyecan, sinir ve bunalma gibi duygulardan arınmalı daha mütevazi, sakin ve yapıcı bir üslupla iletişim halinde olmalıdır.
• Telefonu kapatırken de iyi dileklerde bulunarak kapatın. Örneğin iyi günler, iyi akşamlar diyerek kapatmak sizin samimi olmanızı da gösterir.

Görüldüğü gibi sekreterin telefonda konuştuğu üslup şirketiniz adına çok etkilidir. Yukarıda saydıklarımız gibi olumlu bir yaklaşım ile iletişim halinde bulunulursa bu sizin için pozitif etki yaratır.

Belki sekreterinizin telefonda olumsuz tavır takınması ile müşteri bile kaybedersiniz. Çünkü iletişim çok önemli bir unsurdur. Söyleyeceğiniz bir söz veya takınacağınız olumsuz bir tavır karşı taraf açısından iyi olmayabilir. Böylelikle karşı taraf tekrardan sizi aramak istemeyebilir.

Aksini düşündüğümüzde ise olumlu bir tavır, iyi dileklerde bulunmak karşı tarafı fazlasıyla memnun etmeye yetecektir. Ayrıca bu, onun sayesinde belki de yeni müşterilere ulaşabileceksiniz.

Bir iş yöneten olarak bir de iyi sekreter seçmekle vakit kaybetmeyin. Belirttiğimiz gibi Kamara size sanal ofisin yanında iyi ve donanımlı sekreter imkanı da sunuyor. İyi sekreterlerle çalışıp, yeni müşteriler kazanmak isteyen girişimciler Kamara’ya uğramalı.