İş Toplantıları Ve Sık Yapılan 7 Hata

South Park business table meetingVancouver merkezli bilişim teknolojileri şirketi olan InQuicker firması, haftalık iş toplantıları için Skype programını kullanmaktadır. Şirket kurucularından biri ve aynı zamanda Ceo’su olan Michael Brody Waite, iş toplantıları için her hafta toplanmanın kendisine yapmacıklık hissettirdiğini belirttikten sonra devamında, “Aslında her haftanın ortasında gerçekleşen iş toplantıları, yaratıcı duygunun gelişmesi adına birer tümsektir.” şeklinde düşüncelerini dile getirmektedir.

Michael Brody  Waite ‘in bu yaklaşımı üzerine InQuicker toplantılarını “Google hangouts” özelliğini kullanarak ayda bir yapmaya başladı ve on kişilik çalışan grubu ile birlikte daha az resmi bir ortamda video konferansı ile görüntülerini paylaşarak toplantılarını gerçekleştirmeye başladı.

Verimliliği düşük toplantılardan tek şikayetçi olan firma InQuicker değildi. Birçok şirket, rutin şekilde gerçekleşen toplantıların odaklanmayı azalttığından ve çalışanlar için sıkıcı olabildiğinden şikayetçi olmaktadır.

Bir pazarlama şirketi olan BlueSpire Strategic Marketing‘in sahibi Kathryn Hammond, iş toplantıları ve onlarla ilgili düşüncelerini şöyle ifade etmektedir; “ Bir toplantıyı organize eden kişinin isteyeceği son şey, katılanların toplantı odasında otururken veya telefonla katılım gösterirken, toplantıya neden katıdıklarını veya toplantının amacının ne olduğunu sormalarıdır. Eğer bir toplantının ajandası tanımlanmamış ve bir sonraki adımı belirlenmemişse, size garanti ederimki bir süre sonra insanları telefonlarıyla oynarken görebilir ya da arka planda başkalarıyla yazışırken görebilirsiniz.”

Şimdi sizlere iş toplantılarında yapılan yedi büyük hatayı gösterecek ve bunlardan kurtulmanız için ipuçları sunacağız.

1. Toplantılar yararsız ritüeller haline gelmektedir. İş stratejileri uzmanı ve yazarı Joe Calloway  “Becoming of One” adlı kitabında “Ritüel haline gelmiş toplantılar çoğu kez sıkıcıdır ve katılımcılar sonlara doğru tamamen toplantıdan koparlar.” şeklinde belirtmektedir.

İpucu :

İlk önce ritüellerinizi gözden geçirin. Joe Collaway “Spesifik olarak neden gerekli olduğu ve şirket organizasyondaki stratejilere nasıl avantaj sağlayacağı belirlenmemiş toplantılar düzenlenmemelidir.“ demektedir. Ayrıca, spesifik bir ajanda düzenlenmeli ve bu ajanda toplantıdan önce insanların kendilerini hazırlamaları için yeterli olacak zaman payını bırakarak insanlara gönderilmelidir.

2. Toplantılarda tek yönlü bir dil hakimdir. İnsanlar, monoton bir ses tonuyla yapılan adeta zihin uyuşturucu powerpoint sunumlarından sıkılırlar. “Tek yönlü anlatım eğitimde, bilgilendirmede ve insanları motive etmede en az efektif olan yoldur.” der Calloway.

İpucu:

Ekibinizi yüksek sesle ve etkili konuşmaya teşvik edin, fikir alışverişinde bulunun ve görüşleri hakkında yorum yapın. Eğer Poerpoint sunumu yapacaksanız, sunumunuzu görsel öğelerle zenginleştirin, sayılar ve metinleri olabildiğince minimum tutun.

3. İlgisiz yöneticiler ile toplantı. Günümüzün sanal toplantı salonlarında, zamanın çoğu insanların telekonferanslara katılmalarını beklemekle ve katıldıktan sonra kaçırdıkları görüşmeleri kendilerine aktarmakla boşa harcanıyor. Bir başka iş stratejileri uzmanı Gary Bradt bu konuda şöyle der “ Toplantıya gecikmek, toplantıya zamanında katılan iş arkadaşlarınızı cezalandırmak demektir.”

İpucu:

Toplantılarınız için iyi organizasyon yeteneğine sahip ve güçlü bir yönetici seçmelisiniz. Bradt derki “ Tabiki sizden Atilla Han olmanız beklenemez, ama eğer çok fazla kibar olursanız bir çok saçma durumun oluşmasına yol açabilirsiniz.”

4. Stratejiler yerine geçmiş aksiklilkler üzerinde görüşülen toplantılar. Bradt’ın müşterilerinden biri her toplantı süresinin %95 ‘ini çalışanlarının performanslarının neden ortalamanın üzerine çıkamadığıyla ilgili, % 5 ‘ini ise gelecek planları yaparak geçirmekteydi. Ve tabiki bu durumda toplantıdan çıkan herkesin yüzünün bir karış olduğunu görmek şaşırtıcı değildi.

İpucu : 

Geçmişi, gelecekteki uygulamalarınızı planlamak ve anlamak için başvurduğunuz bir platform olarak kullanmalısınız. Beyin güçlerinizi geçmişteki hatalarından uzak durup geleceğe yönelmek üzere kollektif bir şekilde kullanmalısınız.

5. Günün en verimli saatlerinde düzenlenen toplantılar. “Nanovation: How a Little Car Can Teach the World to Think Big and Act Bold (Thomas Nelson, 2011). “ adlı kitabın yazarı Jackie Freiberg “Çoğu şirket, toplantılarını sabah saatlerinde yaparlar, bu durum çalışanları en verimli saatlerinde kesintiye uğratır. “ der.

İpucu:

Toplantı saatlerinizi öğleden sonra düzenleyin, çalışma odalarından toplantı için ayrılmak rahatlatıcı olabilir.

6. Sönük ortamlarda toplantı yapmak. Toplantıların bir çoğu, çalışanların bir masanın etrqafında oturup, masanın baş tarafında oturan yöneticiye odaklandığı bir görüntüde gerçekleşir. Freiberg, bu şekildeki toplantıların fikir alışverişlerini arttırmayacağına ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkması için uygun bir ortamın olmadığına inanmaktadır.

İpucu:

Çalışanlarınızı bulunduğunuz yere yakın bir parkta ya da otopark alanında “yürüyüş”e davet edin ve toplantıyı bu şekilde gerçekleştirin. Konuyla ilgili Freiberg şöyle der “Yürürken dünyaya farklı bir gözle bakarsınız ve yeni fikirler kafanızda daha kolay canlanır.”

7. Resmi görünümlü ve katı toplantılar. “Reviving Work Ethic (Greenleaf Books, 2012) “ kitabının yazarı Eric Chester bir sözünde şöyle der; “ Espri yeteneğine sahip toplantı yöneticisi çok azdır. Böyle bir durumda, önünüzde bir oda dolusu sıkılmış, yorgun çalışan ile başbaşa kalırsınız. “

İpucu:

  Toplantılarınıza güzel bir şarkı, video, komik içerikler veya ilgi çekici hikayeler ile kısa aralar verebilirsiniz. Konu ile ilgili Chester şöyle der; “Youtube ve iTunes çağında, toplantıda ilgi uyandırıcı içerikler paylaşarak, negatifliği azaltmamak ve coşku oluşturmamak için hiç bir sebep yoktur.”

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir