Daha Etkili Telefon Görüşmesi Nasıl Yapılır?

Image result for phone call gif office

Teknolojik ilerlemelerle birlikte çoğu yeni nesil çalışanlar faaliyetlerini e posta üzerinden yürütselerde, telefon görüşmelerinin etkisi ve verimi iletişimde hala çok yüksektir. Telefonda etkili bir konuşma yapmak zor olabilir. Bu yazımızda yapacağınız iş görüşmeleriniz için çeşitli ipuçlarına yer vereceğiz.

Müşterileriniz sizleri aradığında, telefon görüşmesinin nasıl ilerlediği çok önemlidir. İş konuşmalarınız yüzyüze değil de telefon aracılığıyla gerçekleşiyorsa verimli olmak daha da zor olabilir. Sadece müşterilerinizle değil, çalışma arkadaşlarımızla da görüşürken uyulması gereken kurallar vardır.

SİZE NASIL YARDIMCI OLABİLİRİM?

Bazen insanlar bir konu ile ilgili sizin bilginize başvuruyor olabilirler. Bu bizim için sorun olmamalı, insanlara yardım etmek hepimiz için işimizşn en güzel yanlarından biri olmalıdır. Verdiğiniz fikirlerden sonra yardımcı oladuğunuz kişinin işlerinin yolunda gittiğine dair geri bildirimler almak mutluluk verici olabilir.

Aslında diğerlerine yardım etme isteği insan doğasının bir parçası, doğru kişilere, doğru biçimde sorarsanız ne kadar çok kişinin size destek olmaya çalıştığını gördüğünüzde şaşırabilirsiniz.

Birçok insan lafı dolaştırıyor olabilir, sonunda “Burada duralım, size en iyi nasıl yardımcı olabilirim” demek gerekir. Her iki tarafında isteğini açık sözlü bir şekilde ifade etmesi en iyisidir.
İşte önerilerim,

1. Hazırlanın

Konuşmaya başlamadan önce bir kağıda sormak istediğiniz noktaları yazın. Görüşmenin sonunda notlarınızı kontrol ederek atladığınız bir yer var mı diye bakabilirsiniz.

2. Şakayla da Başlayabilirsiniz

Birini arıyorsam dostça konuşmaya başlarım eğer tuttuğu takımı biliyorsam bu iyi bir başlangıç olabilir veya karşı tarafın firmasını takip ediyorsam onla ilgili bir şeyler gibi. Bence bu konuşmayı “insanileştiriyor” direk iş konuşmasına atladığınızda bir tür yabancılaşma hissediyorsunuz.

Dikkat etmeniz gereken iki nokta var;

1)Bazı insanlar sohbet etmekten hoşlanmayabilir bunu anladığınız anda direkt iş konusuna geçmelisiniz.

2)Bazı insanlar da bu şakalaşma kısmını fazla abartarak sizin 15 dakikanızı ziyan ederler bu tarz insanlardan olmayın.

Konuşmadaki sohbet kısmının ne kadar süreceği konusunda net bir rakam vermek zordur. Eğer birini çok iyi tanıyorsanız ve o sırada yapacak bir işiniz yoksa şakalaşma kısmı 10-15 dakikayı bulabilir. Genel olarak ise 3-4 dakika olmalıdır. Eğer ilk konuşmanız ise 2 dakika veya daha azı uygundur.

Karşınızdaki insan konuşmayı çok seven biri olabilir ve şakalaşma kısmını çok uzatabilir buna izin vermeyin. Değerli zamanınız gereksiz konuşmalarla çöpe gitmemeli.

3. Neden Aradığınızı Söyleyin

Gelen telefonlarda “şunun için aramıştım” diyen insan sayısı %25’i geçmiyor. Çoğu zaman sadece konuşuyorlar ve ne istediklerini ifade etmiyorlar.

Eğer bir sebepten dolayı arıyorsanız alıcı taraf sebebinizi ne kadar çabuk öğrenirse size o kadar çabuk yanıt verebilir. Eğer bir kişi çok uzun süre konuşuyorsa ve hiçbir şey söylemiyorsa o zaman ben “10 dakikayı ne soracağınızı beklemekle geçirdim, ne için aramıştınız” diyorum.

4. Tek Başınıza Konuşmayın

Çağrılarda yapılan en büyük yanlışlardan biri de alıcıyı hiç önemsememek. Dinleyen kişinin fikrini almadan sadece konuşmayı sürdürerek sağlıklı bir iletişim sağlanamaz bu özellikle telefon yoluyla daha belirgindir dinleyici tamamen konudan kopar onu dikkatle dinlerseniz klavye tuşlarının sesini dahi duyabilirsiniz. İnsan zihni uzun süre karşılık vermeden dinleyici olmaya elverişli değildir konuşmanıza karşınızdaki tarafı da katın.

5. Soru Sorun

Diyalog kurmak için en etkili yol sorular sormaktır; bunu elbette röportaj yapar gibi yapamazsınız fakat konunuzla ilgili nazik sorular uygundur. Bu şekilde bütün konuşmayı siz yapmamış da olursunuz ayrıca dinlemek yeni şeyler öğrenmemizi sağlar.

6. Ne Sorduğunuzu Bilin

Eğer birinden yardım isteyecekseniz dört farklı şey istemeyin hiçbirine olumlu yanıt alamazsınız. Çok yakın ilişkileriniz yoksa da büyük iyilikler istememelisiniz. Eğer uzun süreli iyi bir ilişkiniz varsa büyük iyilikler istemeyi düşünebilirsiniz. Soru sorarken sorunuzun açık olmasına, makul olmasına mümkünse bir tane olmasına dikkat etmelisiniz.

7. Belirlediğiniz Süreye Sadık Kalın

İnsanlar pek çok çağrı geçekleştiriyor, tartışmalara katılıyor, konferanslarda konuşuyor vs. bunların hepsinde ortak olan kural şudur “insanların zamanına saygılı olmak”. Eğer konuşma sürenizi çok uzun tutan bir insan olarak bilinirseniz size gelmesi gereken çağrılar gelmemeye başlayabilir, az her zaman daha iyidir bana güvenin.

Sanal Ofis Profesyonel Sekreterya Hizmeti Sayesinde İmajınızı Güçleştirin

Kamara’nın sunmuş olduğu Sanal Ofis hizmeti ile ofis masraflarınızı önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Sanal Ofis seçeneği ile sizi arayanları profesyonel sekreteriniz karşılıyor sizin daha önceden belirttiğiniz kriterlere göre çağrıyı dilediğiniz numaraya yönlendiriyor veya not alarak size e posta gönderiyor. Böylelikle potansiyel müşterileriniz aradığı zaman, faaliyetlerinize aşina olan deneyimli sekreterler tarafından çağrılarınız standartlara uygun şekilde karşılanıp size aktarılıyor. Siz telefonunuza açmaz ya da meşgule verirseniz arayan bilgileri not edilerek size standart olarak mail gönderiliyor. Sanal Ofis kullanıcıları bu şekilde nerede olursa olsun hiçbir çağrıyı kaçırmıyor ve müşterilerinin ya da potansiyel müşterilerinin gözündeki imajını güçlendiriyor.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir